A Secretaria de Obras Públicas (Seop) está implantando em sua sede, em Curitiba, o Programa de Gestão de Documentos, uma parceria com o Departamento de Estado de Arquivo Público (Deap). O programa foi iniciado em 2008 com o Curso de Gestão de Documentos, ministrado pela coordenadora da Divisão de Preservação de Documentos do DEAP, Márcia Doré. Foram dois dias de curso em que todos os servidores foram treinados para gerenciar os documentos oficiais da Secretaria a partir das orientações do Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná segundo os padrões estabelecidos no PGD - Programa de Gestão de Documentos, instituído pela resolução 3107/95. A partir do curso, foi criada na Seop a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSA, responsável pela implantação do sistema e pelo cronograma da gestão que, aos poucos, abrangerá os 14 Escritórios Regionais distribuídos pelo interior do estado. Segundo Márcia Doré, o Arquivo Público tem a incumbência de recolher documentos históricos e as comissões organizadas em cada secretaria avaliam o que deve ser encaminhado ao Deap (que tem valor histórico), o que deve ser arquivado no setor e o que pode ser eliminado”, explica. O primeiro passo da comissão da Seop foi contratar quatro estagiários para auxiliar no trabalho de levantamento de documentos para serem eliminados e para organização do arquivo da secretaria. Em janeiro deste ano, a Coordenadoria de Engenharia da Seop (CEN) encaminhou ao Deap um arquivo de 1.000 plantas de obras públicas que têm caráter histórico permanente. O mobiliário para arquivamento, móveis da década de 40 totalmente reformados, foi doado ao Deap para acondicionamento adequado dos documentos. O trabalho do Arquivo Público com esse material consiste, num primeiro momento, na listagem dos documentos recolhidos e, num segundo momento, a descrição detalhada do arquivo. Por enquanto, as plantas podem ser acessadas a qualquer momento pelos profissionais da Secretaria de Obras e, a partir da análise e detalhamento de cada uma delas, serão disponibilizadas para pesquisa pública. Segundo o engenheiro José Renato Fonseca Gubert, coordenador da CEN, a gestão de documentos segundo um manual padronizado no governo é essencial. “Já instituímos na CEN, a partir desse programa, o Cadastro das Edificações Públicas que reúne desde o registro de imóveis do terreno até a averbação da construção. São documentos que contam todo histórico da edificação e que vão fazer parte do patrimônio do estado”, explica. O Cadastro das Edificações Públicas faz parte do manual de gestão de documentos da atividade fim da SEOP, que foi organizado pelo setor com apoio do DEAP. Nesse cadastro, são reunidos todos os documentos da obra, desde os projetos aprovados, as licenças ambientais, os alvarás, até o certificado de conclusão da obra. ESTAGIÁRIOS - O trabalho dos estagiários contratados para Gestão de Documentos está sendo coordenado pela diretoria da SEOP na figura da coordenadora administrativo-financeira, Gisele Chevalier e da chefe do Grupo de Recursos Humanos, Marlene Skraba, e supervisionado pelo DEAP. Márcia Dias de Oliveira, estagiária do curso de Secretariado Executivo da Fatec, diz que com esse trabalho está conhecendo todo o processo envolvido na contratação das obras públicas e a importância do trabalho desenvolvido em cada setor da secretaria. Ela conta que, desde março, os estagiários estão trabalhando com o arquivo geral da SEOP, que contém documentos de até 30 anos. Com esse trabalho, a secretaria fez, em abril, a listagem de documentos do Grupo de Recursos Humanos e Grupo Administrativo que poderiam ser eliminados. Essa lista foi publicada, conforme orienta o manual de Gestão de Documentos, e a partir de 30 dias da publicação foi feita a eliminação por empresa especializada. Uma nova listagem, com documentos do grupo Financeiro Setorial, foi publicada neste mês e devem ser eliminados dentro de 30 dias. Para o diretor-geral da SEOP, Mário Guimarães Filho, o programa vem ao encontro aos objetivos desta gestão, de organização, combate ao desperdício e racionalização, preservando os documentos de valor histórico, organizando os arquivos dos setores e eliminando o inservível.