Como elaborar um ofício, um memorando, uma circular? Até que ponto ser formal no texto? Quais os pronomes de tratamento apropriados para cada autoridade? Para ajudar a responder essas perguntas, e ainda dar dicas que tornam um texto mais conciso, claro e objetivo, é que o Arquivo Público do Paraná mantém na internet o Manual de Comunicação Escrita Oficial do Paraná. O manual é voltado a textos formais, utilizados em atos oficiais, mas fornece orientações e explicações gramaticais que auxiliam também a elaboração de outros tipos de materiais. Pode ser consultado, impresso, baixado para o computador e utilizado como referência bibliográfica por qualquer pessoa. O manual está no www.arquivopublico.pr.gov.br, clicando no item “Publicações – Manual de Escrita Oficial”. TRANSPARÊNCIA - A diretora do Arquivo Público, Daysi Lúcia Ramos de Andrade, observa que o manual busca trazer mais transparência aos atos públicos. Afinal, textos mais objetivos e concisos resultam em documentos mais claros, explícitos no que pretendem comunicar. “A comunicabilidade dos documentos é requisito para a transparência administrativa desejada, tanto a transparência entre os órgãos públicos como a transparência entre o poder público e a sociedade. Mas, talvez, o objetivo principal seja o de preparar os arquivos, padronizando-os na forma e na linguagem para o arquivamento definitivo, momento em que são colocados à disposição de todos”, ressalta a diretora. Elaborado em 2005, o manual é atualizado por uma equipe técnica constituída essencialmente de servidores públicos estaduais do próprio Arquivo (instituição que é vinculada à Secretaria da Administração e da Previdência), da Secretaria da Educação e da Casa Civil. A publicação contou com o apoio também do Ipardes e da Imprensa Oficial. “A publicação tem sido muito utilizada pela Escola de Governo na oferta de cursos aos servidores e isso faz com que o Arquivo Público se prepare para as devidas atualizações que são exigidas pelas novas regras ortográficas”, informa Daysi Andrade. BOX Confira algumas orientações, informações e dicas encontradas no Manual de Escrita Oficial do Paraná - Estão lá os modelos e as diferenças entre 39 tipos de documentos (exemplos: ata, boletim, certidão, declaração, exposição de motivos, ofício, ordem de serviço, parecer, resolução). - Abreviaturas, representação gráfica de unidades de medida e principais siglas, inclusive de todos os órgãos do Governo do Paraná - O que é frase e o que é parágrafo. - Exemplos de expressões prolixas, ou antiquadas, que desfavorecem a compreensão do texto. - Exemplos de expressões que podem substituir as citadas anteriormente e que auxiliam na construção de textos mais claros. - Pronomes de tratamento. - Regras gramaticais como crase, concordância nominal e verbal e regência nominal e verbal.