Diminuir a quantidade de papéis guardados sem, no entanto, prejudicar a memória administrativa do Estado. É justamente com o desafio de continuar aliando a gestão dos documentos produzidos diariamente nos órgãos públicos com a preservação da história oficial que o Arquivo Público do Paraná, departamento vinculado à Secretaria de Estado da Administração e da Previdência, completa nesta terça-feira (7) 154 anos de fundação. Para enfrentar esse desafio, a instituição vem desenvolvendo uma série de programas e iniciativas que são reconhecidas nacionalmente como referência. A publicação de catálogos sobre populações afrodescendentes e indígenas no Paraná são alguns dos exemplos. E, ainda, o Arquivo Público vem atuando em conjunto com os demais órgãos do governo para a implantação de práticas de análise, seleção, descarte ou guarda de documentos. Essas práticas, além de evitar o armazenamento de papéis desnecessários, têm propiciado a redescoberta de informações históricas que estavam esquecidas. PORTOS DO PARANÁ - Foi o que ocorreu com a implantação do programa de gestão de documentos, do Arquivo Público, na Administração dos Portos de Paranaguá e Antonina (Appa). Iniciado na autarquia em 2007, o programa permitiu a recuperação de mapas, cartas náuticas, fotos e outros documentos que estavam mal armazenados – expostos à umidade e fungos - e, ademais, guardados de forma não facilmente localizáveis. “A redução do volume de papéis guardados e a agilidade na busca de informações são os principais objetivos do programa de gestão de documentos. Já implantamos o programa em muitas secretarias e instituições ligadas ao governo, entre elas as secretarias da Fazenda, Saúde, Educação, Obras Públicas, além de Detran, a própria Appa, DER e Ipardes”, cita a historiadora Daysi Lúcia Ramos de Andrade, diretora do Arquivo Público do Paraná. AUDIOVISUAL - Os documentos gerenciados e preservados nem sempre são, necessariamente, em papel. O Arquivo Público lida também com documentos em formato de áudio e vídeo e, com a expansão da informática, cada vez mais com documentos virtuais (como informes e circulares via correios eletrônicos). “Atualmente, a nossa Divisão de Preservação de Documentos concretiza a criação do setor de audiovisual, que visa proporcionar aos pesquisadores melhores condições de usufruir das informações contidas em documentos que se apresentam em outros suportes, como o vinil, o VHS, a fita cassete”, informa Daysi. ACESSO PELA INTERNET - O acesso da população ao acervo é outra preocupação da direção do Arquivo Público. A biblioteca da instituição é aberta ao público, de segunda a sexta-feira, das 9 às 12 horas e das 13h30 às 17h30. Digitalizar o acervo para que o acesso possa se dar pela internet, de qualquer lugar do mundo, tem feito parte do trabalho cotidiano da equipe de servidores do Arquivo. O Arquivo paranaense integra, por exemplo, o “Memórias Reveladas”, programa da Casa Civil da Presidência República de criação de um acervo virtual de documentos referentes à ditadura militar (1964-1985). “Para chegar à situação atual, em que os usuários podem fazer consultas via internet e ter acesso aos instrumentos de pesquisa com uma linguagem padronizada, foi um longo caminho interessante e desafiador”, diz a historiadora. “O processo de informatização e a implantação de novos programas trouxe modernidade e agilidade aos serviços prestados pela instituição”, ressalta ela. BOX Lei de número 33 depois da Emancipação do Paraná criou o Arquivo O Arquivo Público do Paraná foi criado pela 33ª lei sancionada depois que o Paraná se emancipou de São Paulo. Datada de 7 de abril de 1855, a lei 33 leva a assinatura do então presidente da Província, Zacarias de Góes de Vasconcellos. O Arquivo foi instituído menos de dois anos depois da emancipação política do Paraná (19 de dezembro de 1853). “Denominado ‘Archivo Publico’, tinha como finalidade reunir a memória impressa e manuscrita sobre a história e geografia do Paraná e funcionou por todo o período provincial (1855-1889) junto ao Palácio da Presidência [Rua Barão do Rio Branco com Rua XV de Novembro, no centro da capital] onde foi instalada a Secretaria do Governo Provincial”, diz texto institucional do departamento, que desde 1987 está vinculado à Secretaria da Administração. Informa o texto: “Desde a sua criação, o Arquivo Público do Paraná recebeu diferentes denominações e pertenceu a diversas secretarias. Em 1909, estava subordinado à Secretaria do Interior, Justiça e Instrução Pública e recebeu a denominação de ‘Repartição de Estatística e Arquivo Público do Paraná’, em razão de ter anexado às suas funções o Serviço de Estatística do Estado. Sob a Lei 6.636, de 29 de novembro de 1974, passou a denominar-se Departamento de Arquivo e Microfilmagem, centralizando todo o serviço de produção e reprodução micrográfica da Administração Pública. Desde 1987, sob a Lei 8.485, de 3 de junho, denomina-se Departamento Estadual de Arquivo Público, subordinando-se à Secretaria de Estado da Administração, hoje denominada Secretaria de Estado da Administração e da Previdência. O Arquivo Público está na atual sede (Rua dos Funcionários, 1796, Cabral) desde 1978. Um incêndio em 1989 obrigou, no entanto, que o prédio fosse praticamente reconstruído – a inauguração se deu em 2001. “Nesta empreitada, teve papel destacado a Associação dos Amigos do Arquivo Público do Paraná, sob a inspiração e liderança da historiadora Cecília Maria Westphalen”, assinala o texto. SERVIÇO – A página do Arquivo Público na internet é www.pr.gov.br/arquivopublico. O telefone, (41) 3352-2299.